SAP Upgrade: Langkah & Strategi Penting untuk Dilakukan

Dunia bisnis selalu mengalami dinamika. Selalu ada bisnis baru dan regulasi yang mempengaruhi perubahan. Anda perlu melakukan upgrade SAP ke versi baru untuk memaksimalkan fungsi dan fitur di dalamnya.

Pembaruan dilakukan seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju. SAP terus mengeluarkan versi-versi terbaru agar dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan yang terus terjadi..

Setiap kali muncul SAP versi baru, perusahaan harus langsung melakukan upgrade sistem. 

Tujuannya, agar dapat mengimplementasikan solusi baru pada platform dengan fitur-fitur dan fungsionalitas baru.

Artikel ini akan membahas bagian penting dari SAP upgrade dan hal-hal penting yang harus Anda ketahui selama migrasi.

Apa itu SAP Upgrade?

SAP Upgrade adalah memperbarui sistem dan produk SAP ke versi terbaru. Biasanya perusahaan sering melakukan SAP upgrade secara rutin untuk memastikan bahwa mereka memperoleh fungsionalitas dan performa bisnis paling mutakhir agar dapat mengikuti perkembangan pasar.

Biasanya, upgrade SAP terjadi bersamaan dengan rilis versi produk baru SAP dan paket perbaikan dari SAP sendiri. Namun, terkadang juga dilakukan karena perusahaan ingin melakukan pendekatan bisnis baru atau lebih strategis untuk mencari solusi dari fungsi bisnis masing-masing.

Jika sistem Anda diperbarui dengan software dan teknologi terbaru, Anda dapat menikmati fitur-fitur baru, menggunakan teknologi modern, dan melindungi investasi IT Anda dalam jangka panjang. 

Agar proses transformasi lancar ke versi SAP baru, Anda perlu memastikan bahwa semua langkah dilakukan secara efisien untuk menjaga keamanan bisnis, sumber daya, dan anggaran.

Mengapa Perlu Upgrade?

Bisnis harus menyesuaikan perubahan zaman. Ini merupakan jargon umum dalam segala bidang. Tetapi, kenyataannya, beberapa perusahaan menunda pembaruan karena persoalan biaya.

Dalam hal teknis, menggunakan sistem versi lama dapat mempengaruhi kinerja platform, data dan perangkat keras. Akan ada risiko gangguan. Dan ini akan menghambat kelancaran bisnis akibat teknologi yang sudah ketinggalan. 

Perlu dicatat, jika Anda tetap mempertahankan versi lama, biasanya jasa pemeliharaan dari konsultasi SAP atau pihak ketiga tidak lagi mendukung. Sebabnya, vendor sudah memiliki versi terbaru. Pemeliharaan SAP versi lama ini tentu membutuhkan biaya yang lebih tinggi.

3 Pendekatan SAP Upgrade

SAP memiliki tiga approach untuk SAP upgrade, di antaranya pendekatan teknis, fungsional, dan strategis. Mana yang Anda pilih? Ini tergantung pada tujuan yang ingin Anda capai dalam melakukan SAP upgrade.

Rencana dan tujuan Anda akan menentukan pendekatan mana yang sesuai agar mencapai hasilnya. Tanpa berlama-lama, berikut ini ulasan tentang 3 pendekatan upgrade SAP.

• Pendekatan teknis

Upgrade teknis secara singkat adalah mempertahankan fungsionalitas yang sudah ada. Anda hanya perlu memperbarui versi produk atau sistem saja. Umumnya, upgrade teknis ini dilakukan untuk menjaga jaga infrastruktur penting.

Alasan lainnya, Anda menganggap versi lama sudah tidak mendukung dengan SAP untuk jangka waktu tertentu. Proses upgrade SAP teknis punya 6 langkah, di antaranya:

1. Persiapan sistem – Instal versi terbaru dan pasang semua patch
2. Tahap SPDD – Membandingkan objek dan elemen lama dan baru
3. Upgrade – Sistem baru menggantikan sistem lama.
4. Tahap SPAU – Objek-objek di repositori disesuaikan dengan sistem baru
5. Uji coba – Proses untuk memastikan kelancaran bisnis setelah upgrade
6. Penyesuaian Z-Program – Modifikasi dari modul dan elemen SAP lama harus dicek dan diperbarui

• Pendekatan Fungsional

Pendekatan ini fokus pada Enhancement Packages SAP. Ini dilakukan dengan perbaikan berkelanjutan tanpa mengganggu bisnis utama. 

Upgrade SAPA fungsional memberikan tambahan fungsionalitas baru kepada aplikasi. Tujuannya agar proses bisnis menjadi semakin adaptif dengan SAP.

• Pendekatan Strategis

Upgrade strategis ini biasanya mencampur elemen teknis dan fungsional untuk meningkatkan kemampuan dan performa perusahaan secara keseluruhan. Pendekatan ini sering memiliki tingkat kerumitan tinggi. 

Ada banyak bagian yang harus diatur. Namun demikian, peluangnya akan memberikan peningkatan dan kemampuan baru secara jangka panjang.

Agar upgrade berjalan dengan efektif, SAP memiliki alat bernama Transformation Navigator. Selain itu, banyak perusahaan juga memilih bekerja sama dengan pihak ketiga layanan SAPa yang sudah cakap untuk membantu proses upgrade perusahaan.

Langkah dan Strategi Upgrade SAP

Pembaruan sistem SAP dapat menjadi proses kompleks. Anda perlu membuat perencanaan dan strategi tepat agar dapat merasakan fungsionalitas, kinerja, dan keamanan berjalan secara maksimal. 

Bagaimana tahapan yang tepat untuk pembaruan tersebut? Berikut ini langkah dan strategi tepat dalam melakukan upgrade sistem SAP.

• Perencanaan Upgrade

Sebelum anda menjalankan proses upgrade, Anda perlu melakukan perencanaan terlebih dahulu. Anda mesti memahami arsitektur sistem SAP yang sedang beroperasi sekarang. 

Anda juga harus mengetahui bagian apa saja yang harus diganti. Selanjutnya, Anda harus mengetahui versi baru yang bakal menerima pembaruan. Bagaimana strategi upgrade-nya, siapa timnya, dan buat rencana upgrade secara detail. 

Jangan lupa, buat rencana cadangan sebagai antisipasi penyelamat apabila terdapat gangguan sewaktu upgrade.

• Persiapan Pra-Upgrade

Setelah memberikan perencanaan, Anda selanjutnya masuk ke tahap persiapan. Anda perlu melakukan pencadangan data dari sistem SAP saat ini. Pastikan bahwa perangkat keras dan perangkat lunak sudah memenuhi syarat. 

Cek apakah terdapat persyaratan tambahan, seperti pembaruan sistem operasi, upgrade database, atau update software. 

Selain itu, Anda perlu membuat salinan sistem. Ini penting untuk menekan risiko. Dengan memiliki salinan sistem, Anda bisa mencoba lebih dahulu penerapannya sebelum beralih ke sistem utama. 

Ini juga menjadi momentum untuk melihat dan memeriksa sistem SAP agar yakin tidak ada masalah sebelum melakukan upgrade.

• Proses Upgrade

Setelah persiapan selesai, Anda bisa mulai melakukan upgrade SAP. Umumnya, proses ini meliputi instalasi software baru, konfigurasi versi baru, impor data dari sistem lama, dan tes sistem untuk melihat apakah upgrade sudah berjalan dengan baik. 

Jika Anda sudah memiliki sistem referensi, Anda dapat mencoba berulang-ulang tanpa harsu mengganggu sistem utama. Jadi, Anda bisa menemukan masalah dan memperbaikinya sebelum masuk ke tahap produksi.

• Aktivitas Pasca-Upgrade 

Setelah upgrade selesai, Anda harus melakukan aktivitas pasca-upgrade. Anda harus memastikan semua data sudah berpindah dengan benar. Sistemnya berjalan baik sesuai yang diinginkan. 

• Uji Coba User

Anda perlu melakukan uji coba kepada pengguna. Ini penting agar mengetahui sistem yang sudah diperbarui sesuai kebutuhan dan persyaratan bisnis. Uji coba ini melibatkan skenario nyata untuk mengecek apakah semua fungsi berjalan lancar sesuai harapan dan persyaratan bisnis.

• Go Live 

Setelah uji coba selesai, Anda dapat memindahkan sistemnya ke tahap produksi. Pengguna sudah dapat menggunakan sistem yang telah diperbarui. Tapi pastikan bahwa semuanya sudah diuji dulu sebelum masuk tahap produksi.

• Dukungan Pasca-Produksi

Setelah sistem berjalan, Anda harus memberikan dukungan ke pelanggan. Ini termasuk memberikan pelatihan tentang fitur-fitur baru dan menangani masalah teknis jika ada. Tujuannya agar masalah dapat teratasi cepat setelah upgrade dilakukan.