SAP Conversion: Pengertian, Tahapan, dan Strateginya

SAP conversion merupakan suatu proses perpindahan sistem dari SAP saat ini ke SAP ERP dan SAP S/4HANA Cloud.

Proses konversi ini biasanya membutuhkan waktu berhari-hari sehingga pelaksanaannya tidak bisa dilakukan secara asal.

Saat ini, hampir semua perusahaan menyimpan data dalam jumlah yang besar untuk kebutuhan operasional sehari-hari.

Sehingga, proses konversi untuk memindahkan satu database ke database lainnya sangat diperlukan.

Tapi selama proses konversi berlangsung, tidak sedikit perusahaan mengalami masalah migrasi data.

Maka dari itu, sebelum melakukan proses ini, ada beberapa hal yang harus Anda ketahui agar proses SAP conversion bisa berlangsung dengan baik.

Apa Itu SAP Conversion?

SAP Conversion-Pengertian Tahapan dan Strateginya - Equine Global - S/4HANA - SAP Indonesia - SAP ERP - IT Consulting - ISO 27001

SAP Conversion merupakan proses untuk mengekstrasi data dari database yang tidak aktif dan mengubahnya ke format yang lebih sesuai yang disebut konversi data.

Proses konversi ini juga memiliki langkah-langkah yang sama seperti melakukan migrasi data.

Jadi sebelum mentransfer data lama ke sistem baru, Anda harus melakukan penyesuaian agar data bisa digunakan sesuai dengan sistem terbaru.

Selama tahapan ini, Anda harus menjaga seluruh data. Dalam konversi data, mungkin Anda harus melakukan tahapan seperti penyimpanan data, analisis, dan membaca data agar file yang ingin di konversi bisa berjalan dengan format SAP yang baru.

Tahapan Konversi SAP S/4HANA

Proses tahapan konversi S/4HANA dibagi menjadi tiga fase, pra-konversi, konversi, dan pasca-konversi. Berikut penjelasannya:

1. Fase Pra-Konversi

Fase pertama mencakup analisis penggunaan sistem saat ini dan tingkat penyesuaiannya dengan fokus pada area yang kritis di dalam sistem.

Tahapan analisis ini wajib dilakukan untuk menentukan relevansi konversi untuk sistem dan mengidentifikasi desain ulang proses bisnis yang diperlukan untuk konversi.

Berikut beberapa tahapan pra-konversi yang harus dijalankan:

  1. Perencanaan dan persyaratan sistem
  2. Perencana pemeliharaan
  3. Katalog pemeriksaan kesiapan dan penyederhanaan item (SI) SAP
  4. Kegiatan persiapan lintas aplikasi dan khusus aplikasi
  5. Analisis kode khusus

2. Fase konversi

Setelah memastikan bahwa sistem lama sudah cocok untuk SAP S/4HANA, langkah selanjutnya adalah menjalankan SUM (Software Update Manager).

SUM ini mencakup semua migrasi database, pembaruan perangkat lunak, dan konversi data yang terjadi selama tahapan ini.

Jangan lupa juga untuk melakukan Perform SAP Readiness Check dan Simplification Item-Check untuk meninjau data dan masalah kompabilitas.

Dalam fase konversi ini akan membantu Anda dalam:

  • Mengelola waktu teknis
  • Melakukan validasi pengguna
  • Menghubungkan kembali ke lanskap dengan cepat
  • Membuka kunci pengguna selama proses konversi

3. Fase pasca konversi

Fase pasca-konversi menjadi salah satu tahapan yang wajib dilakukan, salah satunya adalah Custom Code Adaptation, Functional Adaptation, Performance Tuning, obsolete data cleansing post-conversion, cross-application follow-on activities, and application-specific follow-on activities.

Dengan memanfaatkan fitur pengarsipan data di SAP S/4HANA akan memungkinkan platform Anda tampil secara terstruktur dan terlihat sangat rapi.

Berikut manfaat melakukan tahapan pasca-konversi:

  • Pengurangan upaya konversi, biaya, dan risiko
  • Proses terstandar yang menggabungkan semua aktivitas konversi
  • Dukungan menyeluruh melalui proses perancangan, pengukuran, perencanaan, pengadaan, penerapan, dan pengujian
  • Pengetahuan, pengalaman, aset, alat, kemampuan, dan metodologi untuk mempercepat proses konversi

Strategi Konversi S/4HANA

Berikut adalah tips langkah-langkah strategi melakukan konversi S/4HANA yang tepat.

1. Persiapan

Pertama, pastikan bahwa Anda sudah memiliki orang yang tepat untuk melakukan tugas seperti mengkonfigurasi perangkat lunak dan memverifikasi bahwa database dan sistem operasi sudah menerapkan sistem terbaru.

Jika belum menemukan orang yang tepat, Anda bisa bekerja sama dengan partner SAP di Indonesia seperti Equine Global.

2. Konsultasi dengan Tim

Sebelum melakukan konversi dan membuat lanskap baru, Anda harus pertimbangkan hal ini terlebih dahulu dengan tim di perusahaan.

Sebab, mereka akan menjadi orang yang akan mengakses sistem ini setiap hari untuk menunjang pekerjaan mereka.

3. Backup Data

Jika melakukan konversi secara mandiri, jangan lupa untuk mencadangkan data selama proses konversi.

Tapi jika melakukannya bersama partner SAP, biasanya mereka akan memberikan sebuah salinan runbook untuk menentukan berapa banyak data yang dapat diakses dan masalah apa saja yang perlu diperbaiki selama konversi.

Biasanya mereka akan mengerjakan tugas ini dengan cepat karena mengikuti data-data yang tercantum di dalam runbook.

4. Menangani Data-Data Besar

Proses konversi mungkin akan berjalan tidak sempurna dan menyebabkan persebaran data yang cukup berantakan, terutama pada data keuangan.

Tapi Anda tidak perlu khawatir, partner SAP dapat mengatasi masalah itu dengan meninjau rubbook beberapa kali supaya seluruh data bisa dikembalikan dengan benar dan memaksimalkan sistem ERP dengan lebih baik.

5. Custom Code

Dalam proses konversi, biasanya akan tampil sebuah code dari satu program ke program lainnya.

Code ini biasanya hanya bisa dipahami dan dibaca oleh tim IT profesional saja.

Jika tidak memiliki orang yang terampil di bidang itu, Anda bisa menggunakan jasa IT konsultan yang bisa memberikan rekomendasi terbaik pada sistem dan menyempurnakan revisi.

6. Fokus Teknis dan Fungsional

Setelah menyelesaikan seluruh tahapan teknis konversi, sekarang Anda sudah bisa menjalankan S/4HANA.

Meski sudah selesai, Anda masih memiliki banyak tugas lain yang harus dilakukan. Salah satunya adalah memastikan sistem baru dapat digunakan oleh perusahaan dan seluruh data yang di konversi bisa berjalan secara lancar.

Tahapan ini menjadi sangat penting untuk dilakukan, terutama jika perusahaan Anda akan selalu menggunakan sistem S4/HANA ini setiap hari.

Perbedaan Konversi dan Migrasi

Melihat dari pejelasan tahapan konversi di atas hampir sama seperti proses melakukan migrasi.

Namun SAP conversion merupakan kombinasi peningkatan dari SAP ERP dan SAP S/4HANA, sedangkan migrasi  database dari SAP HANA ke sistem yang baru.

Kedua kegiatan ini memiliki proses yang rumit dan panjang yang bisa memakan waktu beberapa hari. Maka dari itu, membuat perencanaan konversi menjadi hal yang sangat penting.

Anda harus tahu dan paham terlebih dahulu lingkungan sistem yang digunakan pada saat ini dan bagaimana cara kerjanya.

Selain itu, pelajari waktu yang diperlukan untuk setiap fase, terutama jika fase tersebut sangat mendesak.

Setiap komponen proyek SAP S/4HANA dapat menggunakan SAP Activate.

Tugas yang disetujui SAP Activate ada di aliran kerja. Migrasi data lokal ditangani melalui aliran kerja migrasi data sistem. Alur kerja untuk pengelolaan data adalah memindahkan data ke cloud.

Tingkatkan Performa ERP dengan Melakukan SAP Conversion

SAP conversion sangat diperlukan saat ingin melakukan upgrade dari satu versi ke versi lainnya atau mentransfer data dari sistem lama ke tempat yang baru.

Biasanya proses ini dilakukan saat perusahaan ingin membuat strategi operasional baru yang membutuhkan sebuah sistem dengan fitur yang lebih kompleks.

Alasan lainnya, konversi dilakukan untuk menyesuaikan perkembangan teknologi terkini agar seluruh operasional bisnis bisa berjalan secara maksimal dan tepat waktu.

Itulah serba-serbi tentang SAP Conversion yang harus diketahui. Jika ragu melakukannya secara mandiri, Anda bisa berkonsultasi dengan partner SAP terpercaya seperti Equine Global.

Equine Global adalah partner SAP di Indonesia terpercaya dan berkualitas yang sudah beroperasi selama lebih dari 6 tahun untuk lebih dari 200 klien ternama di Indonesia.

Untuk informasi layanan SAP conversion lebih lanjut, Anda bisa menghubungi Equine Global di nomor +6221 2788 3570 atau berkunjung langsung ke website kami di sini.

Looking for a SAP Solutions Partner and Strategic Consultant?

Open chat
Hello! Can we help you? :)

Please fill in your full name and office email address so we can answer your queries accordingly.