- November 8, 2024
- Posted by: Equine Global
- Category: Articles
Demi mencapai efisiensi biaya dan target profitnya, bisnis perusahaan membutuhkan suatu sistem untuk mengontrol anggaran dan mendapatkan informasi terkait transaksi realisasi atas anggaran tersebut. Sistem ini terdapat pada salah satu modul SAP yaitu SAP Fund Management. Melalui Fund Management, user dapat menganalisa sumber budget dan penggunaan budget tersebut.
Funds Management adalah sub modul dari SAP FI yang digunakan untuk memonitor dan mencegah transaksi tidak melebihi anggaran (budget) yang sudah disetujui. SAP Fund Management dapat menyediakan report yang berfungsi selain sebagai pengendali anggaran, juga dapat menjadi report planning atau strategi biaya perusahaan dalam menjalankan transaksi finansial bagi perusahaan tersebut. Terdapat beberapa aspek utama dari SAP Fund Management yaitu:
- Budget Planning: Perusahaan dapat membuat dan mendistribusikan anggaran berdasarkan kriteria, sebagai contoh dengan membuat cost center.
- Budget Monitoring: Setelah budget diterapkan user dapat memonitoring transaksi actual atau realisasi biaya secara real time.
- Budget Control: User dapat menentukan berapa tolerance limit yang perlu diterapkan untuk mengontrol penggunaan anggaran.
- Integration SAP: SAP FM terintegrasi dengan modul FI (GL), Controlling, Procurement, dll.
- Reporting: SAP FM menyediakan report untuk user dapat menganalisa anggaran.
Fund Center dan Commitment Item adalah field mandatory pada Fund Management. Pada umumnya Perusahaan membuat Fund Center dan Commitment Item 1:1 dengan Cost Center dan GL Account. Untuk memudahkan user ketika transaksi sehingga tidak perlu menginput manual Fund Center dan Commitment Item, pada SAP FM terdapat tool yang dinamakan derivation rules. Derivation Rules ini membantu FM master data mengenerate secara otomatis isian field Fund Center dan Commitment pada transaksi sesuai dengan rulesnya.
Transaksi bisnis yang terupdate pada SAP Fund Management contohnya adalah transaksi modul procurement. Ketika user membuat Purchase Requisition (PR) maupun Purchase Order (PO), maka nilainya masuk ke dalam commitment. Lalu ketika proses sudah sampai tahap Good Receipt (GR) maka commitment tersebut dapat di redeem menjadi nilai aktual. Penerapan kondisi nilai commitment menjadi nilai actual disesuaikan dengan requirement perusahaan masing-masing yaitu apakah ketika terjadinya GR/Invoice/Keduanya.
Salah satu aspek utama SAP Fund Management adalah budget controlling. Budget controlling memerlukan Settingan Tolerance untuk mengatur batasan penggunaan anggaran. Sebagai contoh apabila diterapkan 90% warning dan 100% error, maka ketika user membuat PR/PO dengan nilai yang menjadikan kolom consumed Fund Center dan Commitment Item mencapai 90% lebih akan muncul message warning. Message warning ini dalam arti transaksi masih dapat diposting. Lalu apabila ternyata nilai PR/PO yang dibuat nilainya menghabiskan seluruh anggaran tersisa (consumed 100%) maka muncul message error yang berarti transaksi tidak dapat di posting. Settingan Tolerance ini flexibel menyesuaikan kebutuhan bisnis Perusahaan.
Fund Management sendiri memiliki kelebihan apabila dibandingkan dengan modul Controlling yang juga sama-sama memonitor anggaran yaitu Fund management fokus untuk memastikan pengeluaran dalam batas tolerance atau budget yang dianggarkan. Sedangkan Modul Controlling fokus kepada memonitor internal cost.
Bagi perusahaan yang baru akan mengimplementasikan SAP FM, kendala awal yang dihadapi biasanya adalah mendefinisikan area mana saja yang akan dikenakan budget control dikarenakan banyak kondisi yang diinginkan perusahaan. Salah satu contohnya jika perusahaan ingin menerapkan budget control di level Cost Center dan GL tertentu saja, atau hanya di level Cost Center saja, atau kebutuhan-kebutuhan lainnya. Desain awal ini perlu diperhatikan sehingga dapat memperlancar implementasi SAP FM tersebut.
Dari penjelasan-penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Fund Management dengan fitur budget controlnya membantu perusahaan memonitor anggaran yang dikeluarkan untuk transaksi bisnisnya. Fund management terintegrasi dengan komponen-komponen lain sesuai requirement perusahaan dimana yang menjadi komponen utamanya adalah GL. Integrasi dengan Material Management bertujuan dapat memonitor transaksi pembelian dari awal hingga akhir. Sehingga dengan SAP Fund manajemen perusahaan dapat mencapai target efisiensi dan mencapai profit yang diinginkan.
Referensi:
- https://sapmp.ednet.ns.ca/what-is-the-funds-management-module-2024-05/
- https://www.linkedin.com/posts/shazeb1_sap-fund-management-is-a-module-within-sap-activity-7177183647656009728-zBvD
- https://www.scribd.com/document/466537248/SAP-Funds-Management-Integration-with-MM