Pentingnya pembaharuan dokumen IT Master Plan

Dokumen IT Master Plan merupakan dokumen penting bagi unit/divisi TI suatu perusahaan karena merupakan acuan dalam menjalankan inisiatif-inisiatif IT untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Sehingga dokumen tersebut harus dikelola dengan baik.

Mirip seperti ketika membangun sebuah rumah, pemilik rumah tentu memiliki target bentuk rumah ideal yang mereka inginkan. Target tersebut akan dituangkan ke dalam bentuk gambar desain layout dan arsitektur rumah yang diinginkan. Coba bayangkan jika Anda ingin membangun sebuah rumah ideal tanpa dituangkan dalam bentuk gambar desain. Hal itu akan menjadi sangat sulit, seandainya pun berhasil dibangun, rumah tersebut kemungkinan tidak akan sesuai dengan keinginan sang pemilik.

Begitu halnya dengan TI di perusahaan, seluruh perencanaan dan target TI yang diharapkan oleh perusahaan harus tertuang dan tergambar di dalam dokumen IT Master Plan, bila tidak maka akan sangat sulit untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

Berbeda dengan membangun sebuah rumah, untuk membangun layanan teknologi informasi yang selaras dengan visi dan misi perusahaan membutuhkan waktu yang lama, bahkan bisa berpuluh-puluh tahun. Selain itu, kondisi perusahaan senantiasa berubah mengikuti perkembangan zaman. Ketika terjadi perubahan pada proses bisnis perusahaan, maka perencanaan TI harus disesuaikan dan diselaraskan dengan perubahan tersebut. Sehingga pembaharuan dokumen IT Master Plan menjadi penting untuk dilakukan.

Salah satu klien Equine yang bergerak di bidang jasa keuangan membutuhkan pembaharuan dokumen IT Master Plan karena terdapat perubahan proses bisnis serta visi dan misi perusahaan. Proyek tersebut dilakukan dalam 2 tahapan, yaitu tahap assessment dan formulasi. Pada tahap assessment, konsultan melakukan identifikasi terkait kondisi saat ini termasuk perubahan-perubahan apa saja yang terjadi di organisasi. Hal-hal yang di assess adalah sebagai berikut:

• Perubahan visi dan misi perusahaan
• Perubahan value chain perusahaan
• Identifikasi kebutuhan bisnis baru terhadap TI
• Kondisi arsitektur informasi dan aplikasi saat ini
• Kondisi arsitektur teknologi saat ini
• Kondisi tata kelola TI saat ini

Berdasarkan informasi yang telah di dapatkan pada hasil assessment terhadap poin-poin di atas, maka di fase formulasi konsultan menyusun rekomendasi dan target baru. Target baru tersebut menggambarkan target baru yang ingin dicapai oleh perusahaan sebagai dampak adanya perubahan tersebut. Selain itu konsultan juga menyesuaikan roadmap implementasi untuk mencapai target baru yang ditetapkan.

Dengan diperbaharuinya dokumen IT Master Plan tersebut, klien kami memiliki acuan dan target baru terkait pengembangan layanan TI ke depannya yang telah disesuaikan dengan perubahan bisnis perusahaan. Sehingga perencanaan dan pengembangan layanan TI ke depan akan selaras dan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan tersebut. Baik dari sisi penyediaan aplikasi dan infrastruktur TI, maupun dari sisi sumber daya manusia dan tata kelola TI.

Writer:

Primayendi Fardhal Ashari

Strategic Consultant – PT Equine Global