Hadapi COVID-19, Mutakhirkan Rencana Keberlangsungan Organisasi Kita!

Saat ini kita masih menghadapi wabah pandemi Virus Corona (COVID-19). Selain upaya menyelamatkan diri dan keluarga untuk menghindari dari penularan virus ini, setiap Organisasi (baik bisnis, pemerintahan, hingga non-profit) tentunya menerapkan strategi agar Organisasi dapat bertahan (survive) pada situasi sulit ini.

Akses ke lokasi pekerjaan atau pelanggan, bahkan sekedar ke luar rumah mulai dibatasi. Di sisi lain, penggunaan teknologi informasi untuk bekerja dari rumah (work from home) juga mulai marak diterapkan.

Untuk memastikan kesiapan Organisasi menghadapi situasi yang bersifat gangguan signifikan maupun bencana, terdapat disiplin ilmu dan best practice internasional yang dikenal dengan Business Continuity Management (BCM) mengacu pada standar ISO 22301.

Adapun bagi Organisasi yang sudah menerapkan BCM, maka inilah saatnya untuk melakukan pengkinian perencanaan BCM Organisasi kita!

Analisis dan evaluasi risiko, khususnya terkait wabah pandemi. Menyesuaikan tingkat probabilitas kemungkinan terjadinya risiko ini, serta tingkat dampaknya terhadap bisnis / operasional Organisasi.

Analisis dampak terhadap bisnis (business impact analysis), khususnya untuk proses-proses Organisasi yang vital (critical). Dari sisi operasional, bisa jadi menurunkan tingkat layanan (service level) baik terhadap internal maupun pelanggan (customer). Bahkan bisa berakibat berhenti total operasional sementara untuk industri tertentu.

Dari sisi finansial, perlu dilakukan kalkulasi dampak seperti kehilangan pendapatan (revenue loss) dan kehilangan peluang (opportunity miss) per hari / pekan / bulan, berdasarkan kondisi aktual saat ini dan beberapa waktu ke depan.

Dari sisi hukum, meskipun telah dideklarasikan kondisi kahar (force majeur), tetap perlu diidentifikasi apakah masih terdapat potensi pelanggaran hukum, regulasi, maupun kontrak dengan pihak lain.

Selain aspek-aspek risiko di atas, tentunya juga analisis terhadap aspek lainnya sesuai dengan kebijakan manajemen risiko Organisasi.

Dengan mempelajari penanganan terhadap wabah pandemi seperti COVID-19 ini, bisa menjadi bahan untuk menyempurnakan prosedur BCP Organisasi, mulai dari prosedur respon dan tanggap darurat penyelamatan personil dan aset penting Organisasi, prosedur pemulihan operasional untuk dapat beroperasi dalam kondisi minimum (terlebih dengan pengalaman personil bekerja dari rumah –work from home), hingga prosedur pengembalian kelak ketika situasi sudah normal kembali. Dan tidak lupa, penyesuaian struktur organisasi BCM Organisasi, mekanisme komunikasi serta pengambilan keputusan yang dibutuhkan.

Dengan kita mengalami dan praktek langsung berhadapan dengan situasi wabah pandemi COVID-19 ini (bukan hanya simulasi), menjadi pelajaran yang sangat berharga untuk menyiapkan segala sesuatunya lebih tajam dan presisi, untuk bertahan dalam situasi saat ini dan untuk lebih siap jika di masa mendatang terjadi kasus serupa.

Semoga situasi segera normal kembali, dan (Organisasi) kita semua dapat keluar dari situasi ini dengan kondisi prima tanpa mengalami kehilangan/kerugian yang signifikan.

Author:

Arief merupakan praktisi dengan pengalaman lebih dari 18 tahun, yang telah membantu berbagai Organisasi dalam membangun business continuity management / disaster recovery, dan juga dalam menerapkan best practice lainnya seperti risk management, information security management, IT service management, IT governance, dan sebagainya. Saat ini Arief bekerja sebagai Vice President di PT Equine Global, khususnya pada Consulting Services Business Unit.