Cara menerapkan IT Governance

Pada dasarnya, ITSM merupakan bagian dari IT Governance yang spesifik mengelola layanan IT (IT service).

Seperti misalnya IT Governance mewajibkan fungsi pengelola IT memiliki IT service catalogue (ITSC), IT Service Desk ITSD) yang formal, maka ITSM (dengan berbagai acuan best practice-nya) memberikan panduan seperti apakah ITSC dan ITSD yang baik, dan bagaimana cara membentuk serta menjaganya tetap optimal.

Seiring dengan berjalannya waktu, tampak bahwa best practices yang menjadi acuan panduan penerapan, baik IT Governance maupun ITSM, semakin lengkap/komprehensif dan semakin lebih memiliki kemiripan antar keduanya, khususnya terkait domain dan proses-proses IT yang disediakan panduannya.

Kenapa Perusahaan Membutuhkan IT Governance?

Perusahaan (dan juga organisasi pada umumnya) membutuhkan IT Governance (tata kelola IT) sebagai penunjang penerapan Good Corporate Governance (GCG), sehingga setiap proses-proses IT berjalan sesuai dengan sistem yang ada.

Setiap aktivitas pengelolaan IT (what) telah memiliki kejelasan formal siapa yang melakukan (who), bagaimana prosedurnya (how to), kapan (dan dimana) saat harus dijalankan (when & where). Selain itu, juga telah jelas standar input maupun output dari setiap proses IT tersebut.

Sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja berkelanjutan, pada setiap proses IT juga dapat diterapkan pengukuran dan evaluasi performance indicator, selain adanya service level agreement untuk layanan dalam IT service catalogue.

Beberapa regulasi nasional juga telah diberlakukan untuk meningkatkan tingkat kematangan IT Governance pada perusahaan, seperti Peraturan Menteri BUMN no. PER-03/MBU/02/2018, Peraturan OJK no. 38/POJK.03/2016, dan lain-lain.

Tahapan Membuat IT Governance

Untuk melakukan adopsi IT Governance, kita dapat mengambil tahapan dari Seven Phases in COBIT Implementation dari ISACA. Secara umum, berikut ini tahapan yang dimaksud:

1. Identifikasi apa yang menjadi drivers
2. Tentukan dimana posisi saat ini (as is condition)
3. Proyeksikan kemana yang hendak kita tuju (to be condition)
4. Lakukan analisis kesenjangan antara keduanya, untuk kemudian prioritaskan apa yang hendak kita lakukan
5. Formulasikan cara (inisiatif) untuk dapat mencapai tujuan (menutup kesenjangan)
6. Monitor dan evaluasi secara periodik seberapa jauh lagi posisi saat itu dengan posisi yang hendak kita tuju.
7. Pertahankan agar tahapan di atas menjadi siklus dan momentum yang berjalan sistemik (by system) serta konsisten.

Equine Project IT Governance

Salah satu real case penerapan IT Governance yang dibantu oleh Equine Consulting Services (ECS) adalah di perusahaan yang merupakan salah satu BUMN terkemuka di industri asuransi kerugian.

Dimulai dari assessment tingkat kematangan IT Governance, kemudian penyusunan pedoman (kebijakan dan prosedur) proses-proses IT sesuai visi dan tujuan perusahaan, kemudian adopsi best practice proses-proses IT sesuai dengan prioritas dalam roadmap adopsi, hingga monitoring dan evaluasi penerapannya secara periodik.

Salah satu indikator utama yang terlihat sebagai ukuran keberhasilan adalah diperolehnya award baik dari Kementerian BUMN sebagai 20 Perusahaan BUMN dengan Tata Kelola TI Terbaik pada 2018 lalu, hingga award dari pihak independen (Aspekti) pada 2015 sebelumnya.