Success Story: Automasi Proses Rekonsiliasi Joint Finance

Apa itu RPA? RPA adalah kepanjangan dari Robotic Process Automation, dimana RPA merupakan sebuah teknologi untuk mengotomatisasi proses bisnis. RPA sendiri memiliki beberapa fungsi utamanya, yaitu sebagai software robot yang digunakan untuk melakukan task yang sifatnya terstruktur, rutin, dan berulang, kemudian dapat bekerja lebih cepat dan akurat, lalu dapat dikembangkan dan bersifat scalable, sehingga mudah untuk dilakukan penambahan beban kerja. Fungsi dari RPA sendiri sangat cocok dan bisa diterapkan di berbagai jenis pekerjaan, salah satunya adalah lembaga keuangan khususnya perbankan yang banyak melakukan pekerjaan yang sifatnya terstruktur, rutin dan berulang.

Lembaga keuangan khususnya bank setiap tahunnya mengalami peningkatan pengajuan fasilitas kredit, salah satu indikatornya yaitu dikarenakan masyarakat memiliki peningkatan kebutuhan akan dana. Kredit dibedakan menjadi dua, yaitu Kredit Produktif dimana ditujukan untuk pembiayaan modal kebutuhan usaha, dan Kredit Konsumtif dimana kredit ini disalurkan kepada perorangan untuk membiayai konsumsinya dalam memenuhi kebutuhan sekunder dan tersier. Kredit Konsumtif sendiri banyak diminati masyarakat karena mudah, fleksibel, dan efisien dalam penyalurannya.

Karena kondisi tersebut, proses kredit konsumtif tidak dilakukan secara langsung ke nasabah, tetapi bank melakukan kerjasama keuangan dengan Perusahaan Pembiayaan yang dikenal dengan istilah Joint Financing. Sistem Joint Financing merupakan pemberian kredit kepada debitur dari beberapa lembaga pemberi kredit secara terpisah agar kebutuhan kreditnya dapat diperoleh. Dalam Joint Financing ini, sumber dana berasal dari bank dan perusahaan pembiayaan. Kemudian bank yang bekerja sama dengan perusahaan pembiayaan setiap bulannya akan melakukan rekonsiliasi untuk dilakukan pelaporan.

Rekonsiliasi merupakan suatu laporan tentang perbedaan saldo antara pencatatan perusahaan dengan laporan bank, dan laporan tersebut dibuat dengan keterangan penyebab dari perbedaan-perbedaan yang ada. Proses rekonsiliasi sendiri dikerjakan secara manual dan berulang setiap bulannya, hal itu dapat menyebabkan kesalahan atau human error seiring berjalannya waktu. Maka dari itu, didasari dengan upaya meningkatkan proses rekonsiliasi yang lebih cepat dan akurat, dan didukung dengan teknologi Robotic Process Automation (RPA), klien kami yaitu salah satu Bank Swasta ingin mengotomasikan proses rekonsiliasi joint finance tersebut.

Bagaimana Robotic Process Automation (RPA) dapat membantu proses automasi rekonsiliasi joint finance? Berikut ini terdapat beberapa langkah yang kami lakukan untuk melakukan automasi proses rekonsiliasi join finance tersebut, yaitu:

1. Diskusi dengan klien perihal proses bisnis yang akan diautomasi
   Sebelum masuk ke tahap pengerjaan automasi, kami dan klien melakukan diskusi dengan membahas proses bisnis mana yang akan diautomasi. Selain itu membahas data apa saja yang digunakan, dan hasil output seperti apa yang diinginkan oleh klien.
2. Membuat Solution Design
   Setelah proses diskusi, maka sudah bisa terlihat use case seperti apa yang sudah ditentukan sesuai keinginan klien. Kemudian, kami membuatkan flowchart atau alur proses bisnis yang sudah ditentukan sebelumnya agar proses development logic robot lebih jelas dan mudah.
3. Men-develop robot
   Proses development robot adalah proses dimana RPA developer menyusun logic-logic, melakukan trial dan error pada salah satu tools RPA yang digunakan. Proses ini biasanya akan dilakukan berkali-kali untuk memastikan robot bisa berjalan secara otomatis menggunakan RPA.
4. Melakukan tunning
   Pada tahap ini, RPA developer akan mencari logic mana yang perlu diindeks, atau logic mana yang perlu diperbaiki dan dikonfigurasi agar robot bisa berjalan optimal. Kemudian melakukan test kembali apakah sudah memenuhi tujuan.
5. Melakukan User Acceptance Test (UAT)
   Setelah proses tunning selesai, barulah masuk ke tahap User Acceptance Test atau biasa disebut dengan UAT untuk melakukan proses verifikasi apakah automasi yang dibuat sudah sesuai dengan keinginan klien dan memastikan bahwa automasi tersebut akan bekerja dengan baik untuk klien.

Dengan adanya Robotic Process Automation (RPA) pada proses rekonsiliasi joint finance ini, dapat disimpulkan bahwa penggunaan Robotic Process Automation (RPA) sangat membawa manfaat pada perusahaan dari banyak sisi, seperti menghemat biaya operasional perusahaan, meningkatkan outcome dari karyawan, menurunkan resiko human error, membuat proses pelaporan yang sebelumnya memakan waktu cukup lama menjadi lebih cepat dan efisien, dan mempermudah proses pelaporan antara bank dengan perusahaan pembiayaan, sehingga proses joint financing bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat.

Penulis :

Najla Nabilah HR

Quality Assurance – PT Equine Global