SAP AMS (Application Managed Services)

Banyak perusahaan saat ini menginvestasikan banyak uang untuk membangun dan mengembangkan sistem ERP (SAP) perusahaan yang semakin kompleks, tetapi sering membiarkan / tidak memanfaatkan secara maksimal berbagai fitur yang disediakan oleh SAP. Pada saat yang sama, hal ini menyebabkan kenaikan terus-menerus dalam biaya pemeliharaan dan support. Maka perusahaan membutuhkan keahlian khusus untuk mendukung pekerjaan dengan lancar di seluruh department / divisi yang beroperasi di perusahaan tersebut. 

SAP AMS (Application Management Services) adalah layanan yang digunakan untuk memelihara, meningkatkan, dan mengelola SAP perusahaan. Ini mencakup pengembangan, penyesuaian, implementasi, pengujian, pemeliharaan, dan support terhadap SAP. SAP AMS membantu menjaga aplikasi SAP selalu up-to-date dengan perkembangan teknologi terkini. SAP AMS diperlukan pasca tahap implementasi dan hypercare untuk membantu operasional perusahaan dalam menyelesaikan berbagai kendala yang terjadi pada SAP dengan tetap mempertahankan teknologi SAP yang ada. Berikut adalah gambaran umum dari pembagian SAP AMS.

                                                              Gambar 1. Pembagian SAP AMS

SAP AMS Methodology

SAP AMS terdiri dari empat fase metodologi, sebagai berikut: Transition, Stabilization, Operations and Closure, gambar dibawah ini menjelaskan urutan dari fase methodology SAP AMS.

                                                              Gambar 2. SAP AMS Methodology

• Transition

Fase transisi ini digunakan untuk pengembangan bersama semua peran, proses, dan alat yang diperlukan untuk keberhasilan kontrak kerja AMS. Pada awal fase transisi, rencana kontrak kerja sama dikembangkan dalam pertemuan yang terperinci dengan customer, yang menjadi dasar dari semua layanan AMS.

• Stabilization

Fase Stabilisasi bertujuan untuk menstabilkan semua aspek operasi solusi ke titik di mana pengukuran SLA yang produktif dapat dimulai pada fase operasi.

• Operations

Layanan AMS yang sudah disepakati antara SAP Partner & customer akan dijalankan pada fase operasi dan didokumentasikan dalam sistem tiket. Semua request akan diproses sesuai dengan SLA yang disepakati dan cakupan resolusi yang ditentukan dalam dokumen cakupan terkait.

• Closure

Fase penutupan adalah fase terakhir dari kontrak kerja AMS. Akhir kontrak kerja ini ditetapkan pada saat awal kontrak yang telah disepakati, lalu kemudian SAP partner menyerahkan kembali tanggung jawab layanan support kepada customer.

Product SAP AMS

SAP AMS memberikan beberapa layanan support yang diperlukan untuk memanfaatkan sistem SAP secara efektif dan efisien. Berikut adalah layanan support yang dapat diberikan oleh SAP AMS.

               

                                                               Gambar 3. Product SAP AMS

• Operational Support

• Preventive Maintenance

• Melakukan monitoring performa server SAP secara berkala
• Menghasilkan laporan Health Check atau EWA report
• Melakukan analisa dan summary untuk laporan Health check atau EWA Report
• Menjelaskan hasil analisa laporan health check atau EWA Report

• Corrective Maintenance

• Mendampingi pengguna SAP 
• Menginvestigasi masalah di SAP yang dilaporkan oleh tim helpdesk 
• Memberikan solusi dan atau bug fixing
• Jika diperlukan, berkoordinasi dengan pengguna untuk melakukan testing
• Memastikan solusi tersebut telah menjawab kebutuhan pengguna SAP
• Membuat dokumentasi error dan solusi, serta dokumen lain yang berkaitan

1. RICEFW

• Menganalisa request dari pengguna berkaitan dengan RICEFW
• Melakukan kesepakatan dengan pengguna mengenai PIC dan deadline untuk pengerjaan RICEFW
• Melakukan development RICEFW
• Berkoordinasi dengan pengguna berkaitan dengan kemajuan pengerjaan RICEFW
• Berkoordinasi dengan pengguna untuk melakukan testing
• Memastikan hasil pengerjaan RICEFW sudah sesuai dengan request
• Membuat dokumentasi request, FSD (Functional Specification Design), hasil testing serta dokumen lain yang berkaitan
• Membuat dokumentasi error dan solusi, serta dokumen lain yang berkaitan

• Configuration Changes

• Menganalisa permintaan dari pengguna berkaitan dengan perubahan dan atau penambahan pada konfigurasi
• Melakukan perubahan pada konfigurasi sesuai dengan kesepakatan
• Berkoordinasi dengan pengguna SAP untuk melakukan testing
• Memastikan solusi yang diberikan oleh tim konsultan sudah menjawab request
• Membuat dokumentasi request dan solusi, serta dokumen lain yang berkaitan

• Advisory Support

1. Review bisnis proses

• Mereview business process SAP yang ada saat ini
• Mereview configuration SAP yang ada saat ini
• Mereview otorisasi user SAP
• Memberikan masukan berkaitan dengan hasil review

1. Training

• Melakukan analisa terhadap kebutuhan training pengguna
• Melakukan pembuatan silabus / materi training
• Melakukan pembuatan materi training sesuai modul yang dibutuhkan
• Melaksanakan training overview user baik secara online maupun offline sesuai dengan kebutuhan

• Period-End Closing

• Mendampingi pengguna untuk melakukan month-end closing
• Mendampingi pengguna untuk melakukan year-end closing

Relevansi Bisnis

Fokus utama konsultan SAP AMS adalah mengurangi risiko operasional dan membantu mendorong bisnis yang berkelanjutan. Berikut adalah relevansi SAP AMS untuk mendukung proses bisnis.

                                                         Gambar 4. SAP AMS Terhadap Relevansi Bisnis

• Scalability and flexibility

Kemampuan perusahaan anda untuk beradaptasi dengan perubahan menentukan seberapa efektif pertumbuhannya, dan konsultan SAP AMS yang tepat mempersiapkan untuk masa depan.

• Transparency in support cost

SAP AMS menawarkan konsumsi mandays yang didasari oleh permintaan. Pilihan untuk meneruskan kapasitas yang tidak terpakai selama kontrak AMS akan lebih banyak menghemat biaya pemeliharaan SAP.

• Value added services

Untuk membantu tetap berada didepan dalam hal teknologi, konsultan SAP AMS harus memberikan rekomendasi dan peningkatan yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis. Konsultan SAP AMS harus terus memantau sistem dan memastikan semua aplikasi berfungsi dengan sempurna.

• Align with business goal

Konsultan SAP AMS harus mengetahui proses bisnis secara detail dan berada dalam posisi untuk merekomendasikan perbaikan proses berdasarkan tujuan bisnis. Dengan dukungan SAP AMS, diharapkan tidak akan pernah mengalami kendala dari agenda bisnis.

• Industry expertise

Saat memutuskan menggunakan layanan dukungan SAP AMS, perlu mencari tenaga kerja yang kompeten dengan pengalaman SAP yang kuat dan keahlian di sektor teknologi yang akan memberikan nilai tambah bagi kelangsungan bisnis.

GAP Analysis

Pada setiap layanan support tentu saja memiliki pro dan kontra dari masing-masing jenis layanan tersebut, tabel dibawah ini menjelaskan tentang pro dan kontra antara SAP AMS dengan IT internal.

                                                                                            Table 1. GAP Analysis

Kelebihan dan Kekurangan SAP AMS

Tidak terlepas dari semakin berkembangnya teknologi pada SAP, tentu saja SAP AMS memiliki keunggulan, berikut keunggulan dari SAP AMS.

• Proactive monitoring and diagnosis

Seiring dengan memastikan fungsi aplikasi yang benar, konsultan AMS secara proaktif memantau dan mendiagnosis solusi SAP untuk mencegah timbulnya situasi kritis. AMS melihat berbagai aspek termasuk proses bisnis untuk mengidentifikasi indikasi awal adanya potensi masalah yang akan muncul dan menyelesaikannya sedini mungkin. Ini secara aktif mengurangi risiko  menghadapi masalah kritis.

• User operations and system efficiency

Pengguna / user perlu dilatih secara profesional untuk memenuhi harapan dan meningkatkan interaksi bisnis. Konsultan AMS bekerja sama dengan tim IT internal dan mempersiapkan mereka untuk perubahan fungsional baru dalam sistem. Ketika pengguna / user memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang sistem baru, itu akan dapat meningkatkan kualitas operasi.

• Evolving business requirements

Keadaan bisnis yang bersifat dinamis yang memungkinkan membutuhkan modifikasi terus-menerus untuk menjaga kestabilan dan kelangsungan bisnis. Masukan dan rekomendasi dari konsultan AMS untuk terus meningkatkan aplikasi SAP akan membantu bisnis beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan. konsultan AMS dengan pengalaman mereka dengan bisnis serupa, dapat memberikan rekomendasi yang disesuaikan dengan solusi SAP untuk membantu mencapai tujuan dan sasaran bisnis.

• Free up your internal IT resources

Memiliki tim khusus untuk dukungan SAP akan dapat mengurangi tim IT internal. Proses manajemen aplikasi yang dirancang dengan baik mendukung pengembangan dan pengujian yang optimal. Hal ini dapat mengurangi waktu yang dihabiskan oleh tim internal untuk tugas-tugas yang tetap dan dapat menyalurkan fokus mereka pada agenda bisnis yang lain.

• Cost effective solutions

Dengan menggunakan SAP AMS dapat menghemat biaya untuk mengelola aplikasi SAP, perusahaan secara fleksibilitas dapat meningkatkan biaya untuk sumber daya lain dan akses ke berbagai teknologi lainnya untuk dapat meningkatkan produktivitas bisnis.

• Automation for repetitive activities

Proses otomasi dapat meminimalkan campur tangan pengguna dalam alur kerja, analisis, dan solusi. Ini mengurangi biaya tenaga kerja IT dan meningkatkan efisiensi aplikasi. Berdasarkan kebutuhan perusahaan, AMS akan membantu memutuskan dan mengembangkan roadmap otomasi dan juga menerapkannya.

• Continuous improvement

Support AMS dapat membantu menghilangkan kerumitan dan memberikan rekomendasi konfigurasi untuk mendapatkan hasil maksimal dari design SAP yang ada. AMS mempercepat adopsi inovasi dengan berbagai alat serta layanan SAP untuk memenuhi kebutuhan bisnis untuk pertumbuhan berkelanjutan dan peningkatan keunggulan yang kompetitif.

• Application malfunction and unforeseen events

Konsultan AMS memastikan semua masalah yang terkait dengan SAP dapat diselesaikan dan memberikan solusi yang terbaik. SAP AMS menyediakan semua alat yang diperlukan untuk mengelola SAP dan juga memastikan rilis pembaruan tepat waktu tanpa mengganggu operasi bisnis.

Kesimpulan

Teknologi SAP yang terus berkembang serta kompleks, dan departemen IT internal mungkin kekurangan pengalaman atau pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada SAP. Maka dengan adanya penyedia layanan SAP AMS, anda memiliki mitra yang lebih baik dan akan sangat membantu dalam perkembangan bisnis. Selain itu, mitra AMS bekerja seperti perpanjangan dari tim IT internal.