Pentingnya Komunikasi Efektif dalam Implementasi Core Banking System
- May 24, 2023
- Posted by: Equine Global
- Category: Articles
IMPLEMENTASI SAP FIORI ATTENDANCE ONLINE PADA PERUSAHAAN MULTIFINANCE INDONESIA
Dalam beberapa situasi, komunikasi kerap menjadi kendala dalam aktivitas project. Kita menyebutnya communication barrier. Situasi ini banyak terjadi di berbagai bidang industri, terutama di industri perbankan. Kita mengetahui bahwa semua project implementasi melibatkan beberapa pihak dari berbagai background yang berbeda. Dimana banyak pihak yang terlibat dengan berbagai macam background, budaya dan bahasa.
Beberapa bulan yang lalu, Saya berkesempatan untuk melakukan pendampingan dengan salah satu bank ternama di Indonesia dalam implementasi Core Banking System. Posisi Saya sebagai Quality Assurance Consultant yang bertugas untuk memastikan bahwa sistem yang diimplementasikan sudah sesuai dan dapat mengakomodir kebutuhan User.
Banyak kendala yang Saya hadapi di project tersebut, terutama dalam bidang komunikasi antar pihak yang terlibat dalam project tersebut, seperti:
- Keberagaman bahasa yang digunakan sangat beragam, hal tersebut memberikan tantangan sendiri dalam berkomunikasi.
- Penyesuaian pemilihan kalimat yang tepat dikarenakan perbedaan jabatan / kedudukan yang dimiliki.
- Perbedaan waktu terkadang menjadi hambatan dalam berkomunikasi.
Berdasarkan pengalaman tersebut, Saya ingin mengulas sedikit trick berkomunikasi yang baik dalam menjalankan project implementasi sistem.
Terdapat pihak yang terlalu dominan sehingga mengganggu jalannya diskusi dapat menyebabkan distraction. Kesalahan memilih media penyampaian informasi, penyampaian informasi yang tidak utuh, berbelit-belit dan membingungkan, serta bias, dapat menyebabkan kesalahan pengambilan keputusan. Tidak hanya itu, shock culture karena perbedaan cara bertutur, perbedaan bahasa, menyebabkan mispersepsi.
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam bab Communication Management menyebutkan bahwa terdapat beberapa tipe komunikasi yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhannya, yaitu:
| Internal | Komunikasi yang dilakukan dengan pihak internal, seperti diskusi teknis, koordinasi internal. |
| External | Komunikasi yang melibatkan pihak lain di luar organisasi, seperti dengan customer, vendor. |
| Formal | Komunikasi formal terdiri dari 2 macam:
|
| Informal | Komunikasi informal terdiri dari 2 macam:
|
| Horizontal | Komunikasi dengan kolega dan teman sejawat. |
| Vertical | Komunikasi dengan atasan dan project team. |
Dalam membangun komunikasi yang efektif, kita perlu mempertimbangkan dengan siapa kita berkomunikasi, untuk tujuan apa kita berkomunikasi, dan apa informasi yang disampaikan. Sehingga kita dapat menentukan media dan cara yang tepat untuk berkomunikasi.
Beberapa kesalahan dalam pemilihan media komunikasi:
- Menggunakan komunikasi informal (seperti whatsapp, short message) untuk menyepakati sesuatu, seperti scope of work, project plan, keputusan penting terkait aktivitas project. Semuanya harus terdokumentasi dan disetujui oleh para pihak secara formal.
- Mengirimkan dokumen seperti Progress Report, Form Change Request, Dokumentasi, melalui media yang tidak disepakati secara official sebagai referensi. Dokumen semacam itu harus kita sampaikan menggunakan media email. Tujuannya agar dapat dilakukan tracking di kemudian hari untuk berbagai keperluan. Bagaimana bila telah disepakati menggunakan media file sharing seperti drive? Tetap kita perlu meninggalkan jejak bahwa kita telah mengirimkan dokumen tersebut dengan menginformasikan hal tersebut melalui email. Di dalam project, informasi yang trackable sangat penting.
- Follow up terkait tindak lanjut dari diskusi yang sudah dilakukan hanya menggunakan komunikasi informal (seperti whatsapp, short message). Sebaiknya, follow up tersebut tetap dilakukan menggunakan komunikasi formal (seperti email) terlebih dahulu, kemudian disertai dengan pemberitahuan informal melalui whatsapp dan short message. Hal tersebut berguna dalam memberikan awareness terhadap project yang sedang berlangsung.
Pada akhirnya, komunikasi adalah tentang bagaimana kita menyampaikannya. Penting untuk memiliki behaviour berikut ini dalam berinteraksi dengan lawan bicara.
- Memilih tutur kata yang baik dan tepat sesuai dengan lawan bicara.
- Memperhatikan bahasa tubuh dan intonasi.
- Mendengarkan lawan bicara dengan baik.
- Menyisipkan humor yang sopan bila diperlukan.
- Menyampaikan pendapat dan saran ketika diminta dan tidak menyela pembicaraan.
- Apabila ingin menyudahi pembicaraan, izin untuk meninggalkan tempat terlebih dahulu.
Di project tersebut, yang kami lakukan adalah memastikan apakah requirement User terhadap Core Banking System yang diimplementasikan sudah sesuai atau belum. Kami merancang test case, test scenario dan expected result sesuai dengan dokumen-dokumen yang diberikan User di awal project.
Saat fase pengujian apabila terdapat bugs yang muncul, maka kami melakukan monitoring dan diakhir hari selalu memberikan report apakah bugs sudah berhasil diperbaiki / belum dan jumlah test case yang sudah dikerjakan beserta statusnya.
Jika ingin mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai implementasi / konsultasi terhadap sistem, maka dapat menghubungi kami di sini atau contact@equine.co.id.