Seiring dengan adanya program Making Indonesia 4.0, salah satu perusahaan klien kami yang bergerak dibawah pemerintahan dituntut untuk menggunakan aplikasi dalam memberikan layanan terhadap customer-nya guna meningkatkan beberapa faktor, yaitu:

• Produktivitas
• Efisiensi
• Kontribusi nilai tambah
• Daya saing dan berkelanjutan industri nasional. 

Untuk memastikan efektivitas penggunaan aplikasi sesuai dengan kebutuhan, maka dibutuhkan pembatasan akses pengguna pada aplikasi-aplikasi yang digunakan guna memitigasi adanya penyalahgunaan aplikasi untuk kebutuhan yang tidak diperlukan dan di luar tanggung jawab.

Beberapa bulan yang lalu, saya berkesempatan untuk berkontribusi dalam sebuah proyek dimana kami, PT Equine Global, dipercaya untuk melakukan analisa dan memberikan rekomendasi pada pemetaan akses saat ini (eksisting). Dalam melakukan analisa, PT Equine Global menggunakan metode Decision Rights Matrix/RACI Matrix untuk menjabarkan peran dan tanggung jawab setiap individu pengguna aplikasi yang tertuang dalam kertas kerja kami, melakukan interview kepada pengguna aplikasi, dan membaca dokumen proses bisnis untuk menggali informasi lebih dalam terkait dengan peran dan tanggung jawab setiap anggota dalam perusahaan klien kami.

Decision Rights Matrix/RACI Matrix merupakan sebuah metode/alat yang dapat digunakan dalam melakukan pembagian tugas dan tanggung jawab dalam sebuah group/perusahaan secara lebih efektif. Selain itu, metode ini juga dapat membantu setiap individu dalam sebuah group/perusahaan untuk lebih memahami peran dan tanggung jawab pekerjaannya yang dibagi menjadi 4 jenis tanggung jawab, yaitu:

• Responsible (R)

Pihak yang bertanggung jawab dalam melakukan atau menyelesaikan tugas yang diberikan.

• Accountable (A)

Pihak yang bertanggung jawab dengan seluruh tugas yang dilimpahkan kepada anggota timnya, memiliki otoritas dalam mengambil sebuah keputusan terkait dengan penugasan, dan bertanggung jawab dalam setiap keputusan yang telah diambil.

• Consulted (C)

Pihak yang memiliki wawasan yang mumpuni atau ahli dalam bidangnya. Pihak ini bertugas untuk memberikan informasi yang dibutuhkan terkait dengan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan. Dalam sebuah perusahaan biasanya terdapat beberapa pihak yang memiliki peran ini, hal ini dikarenakan saran dari pihak-pihak tersebut sangatlah diperlukan guna melancarkan setiap kegiatan yang sedang dilakukan.

• Informed (I)

Pihak yang mendapatkan informasi terbaru terkait dengan segala aktivitas/kegiatan/proses bisnis yang dilakukan. Biasanya pihak yang memiliki peran ini berfungsi untuk melakukan supervisi terhadap setiap kegiatan atau aktivitas yang dilakukan.

Berdasarkan hasil analisa yang kami lakukan dengan menggunakan Decision Rights Matrix/RACI Matrix, nantinya akan membuahkan hasil berupa rekomendasi-rekomendasi akses yang tertuang dalam kertas kerja yang nantinya dapat digunakan oleh perusahaan klien kami dalam melakukan penyesuaian akses agar dapat menghindari adanya penyalahgunaan aplikasi untuk kebutuhan yang tidak diperlukan dan/atau diluar tanggung jawab.

Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi kami melalui https://www.equine.co.id/contact/.

Penulis :

Adi Asgaf

Operation Consultant – PT Equine Global