Mengintegrasikan Enterprise Architecture (EA) dengan Tata Kelola IT

Enterprise Architecture (EA) merupakan blueprint konseptual yang mendefinisikan struktur dan operating model perusahaan mulai dari visi misi perusahaan, bisnis, data, dan teknologi, serta interdependensi-nya. Di fungsi Teknologi Informasi (TI), EA pada dasarnya dapat membantu TI dalam mendukung bisnis untuk menghadapi era transformasi digital karena EA bermanfaat untuk dapat memberikan referensi dalam memahami model dan kapabilitas TI saat ini, sehingga TI dapat mengartikulasikan tantangan dan risiko yang mungkin terjadi. Agar praktik EA dapat menghasilkan manfaat yang maksimal, EA perlu memiliki keterkaitan dengan sistem Tata Kelola TI, misalnya dengan menjadikan EA secagai referensi, acuan, atau persyaratan dalam proses Tata Kelola IT.

Pada beberapa perusahaan, peran Enterprise Architecture (EA) di fungsi Teknologi Informasi (TI) masih belum sepenuhnya dilibatkan dalam sistem Tata Kelola TI, misalnya dalam proses pengambilan keputusan, perencanaan investasi TI, maupun dalam pengembangan atau perubahan solusi TI. Implementasi Enterprise Architecture (EA) yang dilakukan seringkali hanya fokus pada penyusunan dokumentasi artefak EA. Padahal EA dapat memberikan dukungan analisis dan perencanaan yang sangat diperlukan untuk Tata Kelola yang efektif. EA memberi kita gambaran umum dan pemahaman yang diperlukan tentang keterkaitan bisnis, proyek, aplikasi TI, platform TI, infrastruktur TI dan mengungkapkan titik-titik tersembunyi dari dampak dan ketergantungan, biaya, risiko, ketersediaan, stabilitas, dan banyak atribut lainnya.

Idealnya, EA dapat digunakan untuk mengembangan strategi Tata Kelola TI. Akan tetapi, tantangan yang sering terjadi adalah EA dan Tata Kelola dikembangkan secara independen. Lalu, “bagaimana membuat agar EA dan tata kelola TI dapat saling berkesinambungan dan mendapatkan manfaat dari kedua praktik tersebut?”. Berdasarkan hasil kajian ilmiah yang diterbitkan oleh Gartner, pendekatan utama yang dapat dilakukan adalah dengan memahami arah perkembangan dan tujuan EA serta mengidentifikasi area strategis dimana EA dan Tata Kelola dapat saling berkaitan. Dalam hal ini, EA berfungsi untuk ‘memberikan informasi’, sedangkan Tata Kelola berfungsi untuk ‘mengarahkan dan memberikan jaminan’. Selanjutnya fungsi IT perlu melakukan penyesuaian pada lingkup proses TI dan penyesuaian peran & tanggung jawab termasuk Segregation of Duty.

Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi memiliki kondisi Tata Kelola dan penerapan EA yang berbeda dengan tantangan tersendiri. Oleh karena itu, pendekatan yang dilakukan pun perlu disesuaikan. Berikut adalah 4 kondisi umum dan pendekatan yang dapat dilakukan:

1. Pelaksanaan praktik EA dan Tata Kelola TI sudah sama-sama efektif

Jika pelaksanaan praktik EA dan Tata Kelola TI sudah efektif, maka hal yang perlu dilakukan dan berkelanjutan adalah menyelaraskan EA dengan Tata Kelola TI secara berkelanjutan, termasuk memastikan bahwa penetapan peran dan tanggung jawab serta sistem pelaporan selaras antara kedua praktik tersebut. 

2. Pelaksanaan praktik EA efektif namun Tata Kelola TI belum efektif

Dalam kondisi ini, artefak EA sudah mencakup prinsip, visi, kondisi as is dan to be, serta konteks bisnis, yang dapat digunakan untuk menentukan arah, menentukan prioritas, dan mengidentifikasi kesenjangan. Selain itu EA juga sudah didefinisikan dari sudut pandang arsitektur yang berbeda (bisnis, data, teknologi). Sedangkan Tata Kelola masih belum sepenuhnya ideal, terutama dalam proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengembangan atau perubahan solusi TI.

Rekomendasi pendekatan yang dapat dilakukan pada kondisi ini yaitu memanfaatkan EA untuk menciptakan model Tata Kelola TI yang berkelanjutan. Misalnya dengan melihat tren atau rencana pengembangan solusi IT berdasarkan EA roadmap sehingga bisa menjadi referensi bagi Tata Kelola untuk mengidentifikasi kesenjangan dan peningkatan yang diperlukan guna mendukung rencana pengembangan tersebut.

3. Pelaksanaan praktik EA belum efektif namun Tata Kelola TI sudah efektif

Dalam kondisi ini, fungsi TI dapat memanfaatkan model Tata Kelola TI untuk fokus pada kebutuhan Enterprise Architecture (EA). Pada framework Tata Kelola Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) terdapat butir-butir standar proses yang perlu ada dalam pengelolaan EA.

4. Pelaksanaan praktik EA dan Tata Kelola TI belum efektif

Dalam kondisi ini, kemungkinan fungsi TI belum memiliki dukungan yang besar dari eksekutif atau TI masih dianggap sebagai support saja. Fungsi TI perlu mendapatkan arahan atau keputusan dari direksi terkait dengan tingkat investasi TI yang dimiliki untuk menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek fungsi TI beserta prioritasnya. Dalam hal ini, fungsi TI perlu menentukan kesiapan dan kemampuan mereka untuk mendukung praktik EA dengan kapabilitas yang dimiliki.

Namun demikian, terlepas dari bagaimanapun kondisinya, penting bagi TI untuk memastikan bahwa EA dan Tata Kelola selaras dan saling berkesinambungan berdasarkan tujuan dan sasaran yang ingin dituju.

—-

Ditulis oleh: Intan Dwiyanti – IT Operations Consulting Manager

—-

Daftar Pustaka:

1. Betsy Burton, Cassio Dreyfuss. (2021). Integrate EA and IT Governance. Gartner.
2. Klauss D. Niemann. From Enterprise Arhictecture to IT Governance. Frieder Vieweg & Sohn Verlag.
3. Holt Hackney. 2022. Enterprise Architecture Governance – Why It Is Important. Arhictecture & Governance Magazine. https://www.architectureandgovernance.com