Kolaborasi e-procurement dengan SAP S/4HANA

Dalam sebuah perusahaan, pastinya terdiri dari beberapa divisi yang saling mendukung kelangsungan bisnis agar bisa berjalan dengan baik. Masing-masing divisi tersebut memiliki peran dengan fungsi dan tujuan masing-masing. Salah satu yang utama dan sangat penting adalah procurement. Procurement dapat diartikan sebagai proses pengadaan dan pembelian suatu barang atau jasa dari sumber external, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem yang sudah berjalan cukup lama ini pun akan mengalami pengembangan. Begitu pun dengan sistem procurement itu sendiri, yang perkembangannya saat ini biasa kita kenal dengan sebutan e-procurement. E-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) yang terdiri dari 2 kata, yaitu electronic dan procurement. 

E-procurement S/4HANA itu sendiri adalah proses pengadaan barang atau jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dan berbasis web atau internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Sistem pengadaan yang sifatnya masih konvensional seperti saat melakukan negosiasi dengan mengirimkan email, atau proses lelang memerlukan proses yang lama dan wajib bertemu antara klien dengan vendor, nantinya dapat menggunakan fungsi e-auction sehingga secara waktu dan tatacara proses tersebut dapat lebih efisien dan cepat. Selain e-auction, ada banyak produk terkait e-procurement S/4HANA lainnya, salah satunya adalah SAP ARIBA.

Jika kita bicara tentang perkembangan sistem atau teknologi, pastinya kita familiar dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). ERP adalah sistem terpadu yang digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh sumber daya perusahaan. Dengan sistem ERP, memungkinkan setiap departemen di perusahaan dapat terhubung pada satu sistem yang sama. Salah satu produk ERP yang besar dan sudah banyak digunakan di berbagai negara termasuk Indonesia adalah SAP. Adapun fungsi dari ERP S/4HANA antara lain:

1. Integrasi Antar Departemen
   Penerapan sistem SAP S/4HANA dapat mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang ada di perusahaan, contohnya integrasi antara bagian pengadaan dengan bagian keuangan.
2. Meningkatkan Akurasi Proses Bisnis
   Dengan sistem perusahaan yang terpusat, memungkinkan informasi antar departemen disajikan secara realtime, contohnya bagian keuangan dapat langsung membuat invoice berdasarkan barang yang sudah diterima oleh bagian gudang dengan melakukan check di sistem secara realtime dan mengetahui secara detail departemen pengaju, sampai dengan user yang mengajukan
3. Memudahkan dalam Melakukan Monitoring
   Dengan sistem terpusat, memudahkan perusahaan untuk melakukan monitoring, contohnya ketika ada kebutuhan mengetahui jumlah PO yang belum dikirim barangnya oleh vendor atau supplier.

Sebelumnya kita telah membahas e-procurement dengan SAP S/4HANA. Keduanya merupakan suatu sistem terpadu atau bisa dikatakan juga sebagai sebuah solusi untuk menjawab kebutuhan yang ada di suatu perusahaan. Kolaborasi antar keduanya merupakan suatu transformasi di dalam proses bisnis sebuah perusahaan. Permasalahan yang terjadi di suatu perusahaan melandasi munculnya e-procurement dan SAP S/4HANA. Solusi yang diberikan dalam sistem e-Procurement dengan fungsi-fungsi yang ada di S/4HANA merupakan suatu kolaborasi yang dapat mengakselerasi suatu proses bisnis, tidak hanya dari segi pendapatan namun dapat juga menekan pengeluaran dan mendistribusikannya ke hal yang lebih penting. Adapun secara gambaran umum kolaborasi antara e-procurement dengan SAP S/4HANA ini meliputi:

1. Waktu pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dapat dipangkas, serta dapat di monitoring dengan mudah di SAP dan secara realtime.
2. Proses pengadaan dapat lebih terbuka dan transparan, dan departemen lain dapat melakukan kontrol di sistem tanpa harus mengkomunikasikannya ke bidang terkait untuk status pengadaan.
3. Potensi menjalin kerjasama bisnis antar perusahaan lebih besar.
4. Menunjang integrasi antar departemen bisnis suatu perusahaan, contohnya dengan kolaborasi e-procurement dapat menemukan potensial vendor sehingga data tersebut dapat jadi acuan kita untuk membuat master data di SAP.