External IT Project Management Sebagai Solusi Implementasi Sistem yang Mengutamakan Kualitas Produk dengan Waktu yang Terbatas

Implementasi sebuah sistem baru merupakan salah satu hal yang membutuhkan perencanaan secara matang dan komprehensif. Baik itu dari sisi timeline pekerjaan, ruang lingkup yang akan dikerjakan, resource yang dialokasikan, budget yang dianggarkan, dan poin-poin penting lainnya. Terlebih lagi, tidak sedikit pihak yang berpartisipasi atau terlibat di dalam sebuah proyek implementasi sistem aplikasi menjadi sebuah tantangan tersendiri untuk mengatur kinerja mereka.

Pada kesempatan ini, Equine Global dipercaya sebagai orkestrator project atau SME (Subject Matter Expert) IT Project Management dimana setiap pihak yang terlibat pada project ini harus menyesuaikan dengan Equine Global untuk setiap proses perencanaan dan eksekusi project dari awal hingga akhir. Di project ini, customer Equine Global ingin mengganti sistem credit scoring yang saat ini digunakan menjadi sistem credit scoring yang baru. Dimana pergantian sistem ini meliputi pergantian dari sisi front end, hingga ke back end aplikasi.

Proses orkestrator project ini diawali dengan pembuatan high level timeline yang nantinya akan digunakan sebagai acuan pada saat project implementasi sistem berjalan. Di dalam timeline tersebut, terdapat beberapa aktivitas besar yang perlu dikawal, diantaranya adalah: 

1. Penyusunan dokumen BRD, RFP, dan TOR yang dilakukan oleh pihak internal customer;
2. Proses vendor selection untuk mencari calon pengembang aplikasi dan infrastruktur sistem yang meliputi aktivitas aanwijzing, beauty contest, POC, membuat rumusan scoring hingga pembuatan PKS atau kontrak kerja bagi calon pemenang tender;
3. Proses desain requirement;
4. Proses pengembangan sistem;
5. Proses pengujian sistem;
6. Proses Deployment ke production environment; dan
7. Hand over sistem ke end user.

Pada tahap penyusunan dokumen-dokumen requirement seperti BRD (Business Requirement Document), RFP (Request for Proposal), atau TOR (Term of References), perlu dipastikan bahwa seluruh kebutuhan bisnis dari end user sudah ada dan dituangkan ke dalam dokumen seperti proses bisnis baru, proses kalkulasi, proses modelling, hingga design untuk setiap halaman dari sistem yang akan dikembangkan. Hal ini diperlukan agar calon vendor yang akan mengerjakan dapat memahami dengan baik apa yang harus mereka kerjakan. Tugas kami, Equine Global dalam tahap ini adalah menyediakan template BRD yang memudahkan user untuk mengisi setiap requirement yang akan dikembangkan. Selain itu, kami juga mengecek tingkat kedalaman untuk masing-masing requirement agar seragam.

Jika dokumen BRD, RFP dan TOR sudah selesai disusun, tahap berikutnya yaitu menyiapkan undangan kepada para vendor yang memiliki kapasitas dan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan customer kami. Dalam tahap ini, kami membantu menyusun jadwal aanwijzing, jadwal beauty contest untuk setiap vendor, dan menyusun discovery question yang berguna pada waktu proses tanya jawab di dalam beauty contest. Di tahap ini juga, kami membantu menyusun formula scoring tiap vendor terhadap hasil jawaban dari beauty contest dan hasil demo pada waktu melakukan POC (Proof of Concept).

Setelah terpilih sebagai shortlist berdasarkan penilaian secara teknis, administrasi, dan komersial, calon vendor pemenang akan mengikuti proses BAFO (Best and Final Offer) hingga akhirnya terpilih sebagai vendor pemenang. Parallel dari kami, Equine Global membantu menyiapkan draft kontrak vendor untuk dijadikan acuan kerja pada project implementasi sistem baru tersebut.

Memasuki fase design dan requirement gathering, kami berperan sebagai fasilitator dimana kami terlibat untuk setiap diskusi bersama tim project, end user, dan vendor pengembang. Pada fase ini, kami memastikan bahwa diskusi harus sesuai dengan topik pembahasan yang akan didiskusikan dan tidak melebar ke diskusi lain yang berpotensi akan menimbulkan ketidakefektifan. Sesekali kami mengingatkan di dalam forum hal-hal apa saja yang perlu dibahas dan dipersiapkan untuk kegiatan berikutnya. Pada fase requirement gathering ini akan menghasilkan beberapa dokumen functional dan technical yang biasa disebut FSD (Functional Specification Document) dan TSD (Technical Specification Document) yang disusun oleh vendor pengembang dan tentunya kedua dokumen tersebut sudah divalidasi oleh Equine Global dan tim user terkait. Pada saat dokumen requirement dan design sudah siap untuk release, Equine Global menyusun 1 live document yaitu RTM (Requirement Traceability Matrix). Fungsi dokumen ini adalah untuk memetakan requirement dari user dengan design dan solusi dari vendor pengembang untuk memenuhi requirement tersebut, serta memastikan bahwa setiap requirement minimal terwakili oleh 1 test case.

Pada fase pengembangan sistem, vendor pengembang berfokus mengerjakan modul dan fitur aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan user dan tertuang di dalam dokumen design. Sesekali mereka butuh koordinasi secara detail dengan end user untuk memastikan bahwa apa yang mereka kerjakan sudah sesuai dengan kebutuhan operasional user tersebut. Paralel vendor pengembang melakukan development sistem, Equine Global menyusun plan dan strategi pengujian sistem aplikasi. Fase pengujian sendiri terdiri dari 2 fase, yaitu SIT (System Integration Test) dan UAT (User Acceptance Test). Pada fase SIT dipecah lagi menjadi beberapa release. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan waktu sebaik mungkin. Dimana diantara fase SIT 1 dengan SIT selanjutnya, disisipkan proses development oleh vendor pengembang aplikasi. Sehingga management waktu dalam project tersebut sangat padat namun tertata rapi. Di fase SIT ini juga Equine Global mempersiapkan test scenario dan test case sesuai dengan modul dan fitur yang nantinya akan diuji. Test scenario ini ada yang berasal dari vendor pengembang, ada juga yang memang disusun langsung oleh Equine Global. Test scenario/case yang sudah valid dan dianggap layak uji kami upload ke testing management tool, dimana dalam kasus ini kami menggunakan tool Atlassian Jira. Untuk fase UAT, Equine Global merencanakan untuk seluruh case nya dieksekusi menggunakan automation tool. Tujuannya adalah untuk mempercepat proses pengujian sistem, mengingat waktu yang dibutuhkan terbatas sedangkan test case yang akan diuji cukup banyak.

Pada fase testing, khususnya SIT, tester yang menguji sistem adalah dari vendor pengembang. Equine Global berperan sebagai Testing Manager dan verificator terhadap hasil pengujian vendor pengembang. Kami melakukan pengecekan secara komprehensif, apakah pengujian yang dilakukan sudah sesuai dengan test step yang sebelumnya sudah ditentukan, apakah di setiap case sudah terdapat evidence atau screen capture yang di upload ke Jira, jika terdapat defect sistem apakah sudah didaftarkan juga defect tersebut yang disertai dengan evidence nya. Di akhir hari pengujian, Equine Global mengirimkan daily report hasil pengujian SIT kepada setiap stakeholder. Tujuannya untuk memastikan aktivitas masih on track dan untuk menentukan keputusan berikutnya terkait jalannya project.

Sebelum masuk ke fase UAT, test scenario yang sudah diuji secara manual oleh pengembang dibuatkan script automation oleh Tim QA dari Equine Global. Tujuannya agar pada saat UAT mulai, tester hanya cukup mengeksekusi script yang sudah siap sesuai dengan modul dan fitur yang ingin diuji. Di akhir pengujian, tool juga dapat melakukan generate hasil pengujian secara otomatis, sehingga keterlibatan resource/manusia sangat terbatas.

Persiapan menuju Go Live sistem, kami mengumpulkan seluruh stakeholder untuk berdiskusi terkait Go Live readiness seperti kesiapan data, kesiapan sistem, kesiapan infrastruktur, dan kesiapan masing-masing PIC nya. Termasuk strategi freeze period transaksional pada sistem eksisting, agar pada waktu melakukan migrasi dapat berjalan dengan lancar.

Penulis : Bimantoko Rindiatmodjo – Equine Consulting Services