- November 7, 2024
- Posted by: Equine Global
- Category: Articles
Sistem persetujuan pembayaran merupakan perkembangan solusi digital dalam industri keuangan dan pembayaran. Konsep ini menggantikan proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan dengan proses otomatis yang lebih efisien dan akurat. Selama ini perusahaan tersebut menggunakan proses pembayaran yang dilakukan menggunakan program generate H2H bank di SAP Logon (SAP GUI), hal ini memiliki keterbatasan dimana tidak adanya verifikasi dan notifikasi persetujuan pembayaran sesuai dengan alur dan SOP yang ditetapkan perusahaan. Selain itu pengguna harus masuk ke sistem menggunakan device desktop windows yang mempunyai aplikasi SAP Logon. Karena beberapa keterbatasan tersebut maka aplikasi yang digunakan untuk melakukan persetujuan harus bisa diakses menggunakan piranti komputer, tablet, dan ponsel cerdas. Dengan Fiori (My Inbox) memungkinkan pembuatan aplikasi persetujuan yang bersifat responsif, interaktif, dan simple sehingga user dapat memilih item tertentu di dokumen pembayaran dan melakukan persetujuan pembayaran dengan mudah.
Kata kunci: Sistem Pembayaran, SAP Workflow Payment, SAP Fiori, Fiori My Inbox
SAP Fiori
SAP Fiori adalah rangkaian aplikasi berbasis HTML5-Javascript yang terdiri dari beberapa fungsi SAP yang memungkinkan user menggunakan di komputer, tablet, dan ponsel pintar. Menggunakan prinsip user experience (UX) modern, SAP Fiori menyediakan pengalaman berbasis-peran dan user-friendly di semua lini bisnis, tugas, dan alat. (Bince Mathew, 2015).
Diagram 1. Arsitektur Fiori
Process Map Diagram Persetujuan Pembayaran
Selanjutnya berikut ini garis besar alur normal proses persetujuan pembayaran dimulai dari Payment Proposal ???? Payment Posting ???? Request Approval Payment ???? Payment Verification ???? Payment Approval. Untuk Generate H2H Bank ada di dalam proses Payment Approval.
Prosesnya dibagi menjadi 2 alur proses:
- Flow 1 adalah EXISTING proses, dilakukan di SAP GUI.
- Flow 2 adalah NEW process yang sudah dikembangkan dan dilakukan di FIORI.
Aktor dan Role
Ada 3 (tiga) aktor yang terlibat dalam proses payment approval ini, aktor di sini merupakan representasi dari group user yang mempunyai peran (role) di sistem, yaitu:
Table 1. User Group vs Role
Fungsi Aplikasi Persetujuan Pembayaran
- Request Approval Payment
Pemohon (Maker) dapat melakukan pengajuan pembayaran atas document yang sudah dilakukan posting & clearing diproses sebelumnya. Artinya pemohon tidak bisa melakukan permintaan persetujuan pembayaran atas proposal pembayaran yang status belum posting & clearing. Dokumen yang diajukan oleh pemohon akan muncul di aplikasi My Inbox verifikator dan approver.
- Payment Verification
Verifikator dapat melakukan proses persetujuan, disetujui atau ditolak, atas dokumen yang sudah diajukan oleh pemohon melalui aplikasi fiori My Inbox. Pada proses ini berikut ini terdapat dua istilah yang perlu dipahami:
- Disetujui
Dokumen pembayaran bertipe non-utilities yang sudah disetujui oleh salah satu verifikator di level yang sama, maka proses persetujuan akan dilanjutkan ke proses Payment Approval. Jika document pembayaran bertipe utilities yang sudah disetujui oleh salah satu verifikator di level yang sama, maka akan diproses generate H2H Bank.
- Ditolak
Dokumen pembayaran yang ditolak oleh salah satu verificator maka akan dilakukan reversed atas dokumen pembayaran yang diajukan.
Jika verifikator sudah melakukan proses persetujuan maka pemohon akan mendapatkan notifikasi email bahwa document disetujui atau ditolak.
- Payment Approval
Pemberi persetujuan (Approver) dapat melakukan proses persetujuan disetujui atau ditolak, atau penundaan atas dokumen yang sudah diajukan oleh pemohon melalui aplikasi fiori My Inbox. Pada proses ini ada beberapa istilah yang perlu dipahami sebagai berikut:
- Disetujui
Dokumen pembayaran yang sudah disetujui oleh minimal dua approver di level yang sama maka proses persetujuan akan diproses generate H2H Bank.
- Ditolak
Dokumen pembayaran yang ditolak oleh salah satu verificator maka akan dilakukan reversed atas dokumen pembayaran yang diajukan.
- Penundaan
Proses penundaan ini memungkinkan approver melakukan komunikasi dua arah dengan saling mengirim pesan (reason, comment, question). Dokumen yang ditunda akan muncul ke aplikasi my inbox pemohon sehingga pemohon dapat mengajukan kembali ke verifikator, approver dan melakukan komentar atas dokumen yang ditunda.
Jika approver sudah melakukan proses persetujuan maka pemohon akan mendapatkan notifikasi email bahwa document disetujui, ditolak, atau ditunda.
Kelebihan Aplikasi Persetujuan Menggunakan Fiori (My Inbox)
- Aplikasi dengan tampilan GUI (Graphical User Interface) yang responsif mengikuti lebar layar piranti elektronik yang sedang digunakan oleh user.
- Terintegrasi dengan work item persetujuan lain yang sudah didaftarkan sehingga persetujuan lain seperti Purchase Requisition, Purchase Order, Payment, dan lain-lain dibuka dalam aplikasi yang sama (My Inbox).
- Notifikasi email akan otomatis terkirim dengan melakukan konfigurasi tanpa perlu melakukan kustom atau penambahan kode.
- Kemudahan user untuk mengakses aplikasi dimana saja karena berbasis web yang hampir bisa digunakan di seluruh piranti elektronik
Tantangan dalam Pembuatan Aplikasi Persetujuan Menggunakan Fiori (My Inbox)
- Biaya Implementasi: Implementasi SAP Fiori memerlukan biaya tambahan dikarenakan dalam mendevelop aplikasi fiori menggunakan BAS (Business Application Studio) yang berbayar.
- Resources Developer: Fiori dan S4/HANA dibangun atas dua teknologi yang berbeda sehingga membutuhkan developer yang memiliki pengetahuan tentang teknologi ABAP, Odata, Javascript dan HTML5 (Fiori Element).
- Error Handling: Aplikasi fiori tidak dapat memberikan error message apabila terjadi error pada workflow yang bekerja secara background pada S4/HANA. Error akan diketahui berdasarkan report yang ditarik oleh user.
Kesimpulan
Dengan menggunakan Fiori My Inbox, proses persetujuan pembayaran dapat dilakukan secara otomatis dan lebih efisien. Penggunaan alur persetujuan yang terstruktur dan otomatisasi menghilangkan langkah-langkah manual yang memakan waktu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan transaksi dengan lebih cepat, mengurangi waktu penyelesaian, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Proses persetujuan pembayaran dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran yang sudah ada dalam perusahaan. Ini memungkinkan transfer data dan informasi pembayaran secara langsung antara sistem persetujuan pembayaran dengan sistem pembayaran yang digunakan seperti gateway pembayaran dan sistem perbankan.