Data karyawan merupakan salah satu informasi yang bersifat penting dan masuk dalam kategori master data. Setiap tahunnya data karyawan harus selalu diperbaharui, mulai dari data pribadi, data keluarga, data pendidikan, dan juga data kontak darurat. Sebagian dari data tersebut digunakan untuk perubahan status pajak.

Pada era modernisasi ini, proses pembaharuan data karyawan menjadi salah satu perhatian perusahaan terutama Departemen Human Resources Development (HRD). Proses pembaharuan data secara manual dan rekap data ulang tentu bukan lagi cara yang dinilai efektif sehingga proses tersebut harus mengalami perubahan, yaitu dapat menggunakan aplikasi Employee Update Data di SAP Fiori

SAP Fiori merupakan salah satu fitur andalan SAP yang mengedepankan aplikasi bisnis di tingkat User Experience (UX) sehingga penggunanya dapat menggunakan SAP dengan perangkat yang lebih simple dan dapat dijalankan pada perangkat apapun.

Employee Update Data di SAP Fiori merupakan jawaban dan cara yang dinilai lebih efisien untuk proses pembaharuan data karyawan secara online. Kemudahan karyawan dalam memperbaharui data serta membantu tim HRD dalam pencatatan data yang jumlahnya tentu tidak sedikit. 

Aplikasi Employee Update Data memiliki fungsi antara lain:

• Mencatat data karyawan seperti data pribadi, data keluarga, data pendidikan, dan juga data kontak darurat.
• Report monitoring proses pembaharuan data karyawan oleh para atasan sehingga atasan mengetahui jika terdapat karyawannya yang tidak kooperatif untuk pembaharuan data.

Proses untuk update data tersebut dimulai dari membuka periode pembaharuan data karyawan di SAP Back-End. Tim HRD akan melakukan pengaturan tanggal mulai dan berakhirnya periode pengajuan pembaharuan data karyawan di table custom. 

Setelah itu karyawan login ke dalam aplikasi SAP Fiori menggunakan akun masing-masing karyawan dengan catatan bahwa perangkat yang digunakan untuk mengakses sudah terhubung dengan jaringan internet. 

Kemudian karyawan memilih menu Employee Update dan melakukan pembaruan data karyawan. Proses pengisian data dapat dilakukan secara bertahap, terdapat tombol yang difungsikan untuk menyimpan data sementara. Sehingga karyawan tidak perlu khawatir jika proses pengisian belum selesai sepenuhnya namun ingin melanjutkannya di keesokan hari. Aplikasi Employee Update ini juga akan memberikan message jika terdapat data yang masih kosong dan tidak sesuai. 

Setelah karyawan mengisi keseluruhan data, proses pengajuan akan masuk ke tahap persetujuan oleh Tim HRD di SAP Fiori. Jika terdapat data yang tidak sesuai dan bersifat minor maka tim HRD dapat melakukan sunting data secara langsung. 

Pengajuan yang sudah disetujui oleh tim HRD akan disimpan dalam master data karyawan di SAP Back-End sesuai dengan infotype dari masing-masing data. Para atasan juga dapat melakukan monitoring dari pengajuan Employee Update Data dari subordinatenya sehingga proses pembaharuan data karyawan dapat berjalan dengan baik berdasarkan bantuan semua pihak.

Kelebihan dari implementasi aplikasi ini yaitu, karyawan dapat mengajukan pembaharuan data dimanapun dan kapanpun. Tentu hal ini sangat mempermudah karyawan khususnya karyawan yang bekerja di site sehingga karyawan tidak perlu hadir secara fisik di kantor untuk menyerahkan berkas data terbarunya. Para atasan juga dapat memantau data karyawannya melalui device masing-masing secara lebih cepat. Serta Tim HRD terbantu dalam pencatatan data tanpa perlu melakukan rekap ulang karena data langsung masuk ke master data karyawan.

Equine Global adalah perusahaan yang bergerak di dunia teknologi informasi yang mencakup bidang konsultasi strategis (Strategic Consulting) dan merupakan Gold Partner SAP di Indonesia dengan pengalaman ++500 project. Melalui dukungan tenaga ahli yang bersertifikasi di bidangnya, Equine Global mampu memberikan solusi yang tepat untuk melakukan implementasi SAP dalam mendukung kebutuhan bisnis Perusahaan.

Informasi lebih lanjut & konsultasi GRATIS kunjungi: https://www.equine.co.id/contact/ 

Penulis :

Mia Puti Amanda

SAP Consultant – PT Equine Global