Change Management pada Transformasi Digital

Di dalam sebuah transformasi, seringkali terjadi resistensi dan gangguan operasional yang disebabkan oleh ketidakpastian, ketidaktahuan dan kekhawatiran akan perubahan yang akan terjadi.  Resistensi ini dapat berasal dari individu-individu yang merasa terancam oleh perubahan atau merasa bahwa perubahan akan mengganggu kepentingan atau posisi mereka.

Selain itu, adanya resistensi juga dapat disebabkan oleh kurangnya komunikasi yang efektif tentang perubahan itu sendiri, kurangnya partisipasi pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan, atau ketidakcocokan antara nilai-nilai dan budaya perusahaan dengan perubahan yang diusulkan.  Gangguan operasional juga dapat terjadi karena kurangnya pengetahuan pengguna dalam hal menggunakan aplikasi yang baru, kurang efektifnya sebuah training atau tidak tepat sasaran dapat menjadi penyebab gangguan ini.

Disinilah peran dari Change Management (CM), yaitu untuk mengelola perubahan organisasi dengan cara yang terstruktur dan sistematis. Change Management (CM) berfokus pada merancang dan melaksanakan strategi yang efektif untuk mengurangi resistensi terhadap perubahan, meminimalkan gangguan operasional dan memastikan bahwa perubahan tercapai dengan sukses.  Change Management (CM) adalah proses mempersiapkan organisasi untuk perubahan yang direncanakan, dan membantu organisasi dalam mengadopsi perubahan ini dengan sukses. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur untuk mengelola transisi pada aspek People, Process dan Technology.

Tujuan utama dari Change Management (CM) adalah untuk memastikan bahwa perubahan diimplementasikan dengan lancar, dengan dampak negatif yang minimal terhadap organisasi dan para pemangku kepentingannya, sambil memaksimalkan manfaat yang akan direalisasikan.

Proses Change Management (CM) saat implementasi aplikasi atau sistem baru mengacu pada langkah-langkah yang diambil untuk memastikan perubahan yang sukses dan terencana saat memperkenalkan aplikasi atau sistem baru di dalam organisasi.  Berikut adalah beberapa langkah yang Equine dilakukan selama proses Change Management (CM):

 

1. 1. Stakeholder (Change Management Team) Identification

 

Dalam langkah pertama ini, perlu mendirikan tim pengelola perubahan yang bertanggung jawab untuk merancang dan mengelola strategi perubahan. Tim ini bertugas untuk merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas implementasi aplikasi atau sistem baru, serta memastikan bahwa perubahan berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.

 

2. 2. Stakeholder Analysis

 

Langkah berikutnya dalam proses Change Management (CM) adalah Stakeholder Analysis, yaitu mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami Stakeholder yang terlibat dalam proses implementasi perubahan. Stakeholder Analysis membantu tim CM untuk mengidentifikasi berbagai macam pemangku kepentingan yang mungkin terpengaruh oleh perubahan, serta memahami kebutuhan, tujuan, dan kepentingan mereka.

 

3. 3. Change Impact Analysis

 

Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi dan menganalisis perubahan serta menentukan impact dan action plan dari perubahan tersebut. Langkah ini dimulai dengan mengidentifikasi semua perubahan dari aplikasi atau sistem yang lama menuju aplikasi atau sistem yaitu baru, baik itu proses bisnis, peran dan tanggung jawab serta teknologi.

 

4. 4. Communication Program dan Awareness

 

Dalam langkah ini, penting untuk berkomunikasi dengan semua Stakeholder tentang perubahan yang akan terjadi. Hal ini melibatkan menjelaskan tujuan perubahan, manfaatnya, dan dampaknya pada organisasi dan individu. Tujuan dari langkah ini adalah untuk memastikan pemahaman yang baik dan dukungan dari semua pihak yang terlibat.

 

5. 5. Training and Development

 

Training and Development adalah aspek penting dalam perubahan aplikasi baru. Tim CM akan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pengguna aplikasi baru. Proses ini melibatkan membentuk program pelatihan yang efektif dan menyediakan dukungan untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan aplikasi baru dengan baik.

 

6. 6. Implementation and Evaluation

 

Setelah persiapan yang cukup, implementasi aplikasi baru dimulai. Tim CM akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa implementasi berjalan sesuai rencana dan memantau dampak perubahan terhadap organisasi. Evaluasi dilakukan untuk mengukur tingkat keberhasilan dan memperbaiki proses jika diperlukan.

 

7. 7. Change Management

 

Setelah implementasi, pengelolaan perubahan terus dilakukan untuk memastikan adopsi yang baik dari aplikasi baru. Ini melibatkan pengawasan dan evaluasi awal terhadap kinerja aplikasi, mengidentifikasi dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul, serta memberikan dukungan dan bantuan yang diperlukan bagi pengguna aplikasi baru.

 

8. 8. Measurement and Improvement

 

Langkah terakhir dalam proses Change Management (CM) adalah melacak dan mengukur dampak perubahan. Melalui pemantauan yang berkelanjutan, organisasi dapat mengevaluasi apakah aplikasi baru memenuhi tujuan bisnis yang telah ditentukan. Selain itu, feedback dan umpan balik dari pengguna bisa digunakan untuk terus meningkatkan aplikasi dan mengatasi masalah yang terjadi.

Proses Change Management (CM) saat implementasi sistem atau aplikasi baru sangat penting untuk memastikan bahwa perubahan diterima dengan baik dan diadopsi dengan sukses di dalam organisasi. Dengan langkah-langkah yang diidentifikasi di atas, organisasi dapat mengurangi ketidakpastian dan meminimalkan dampak negatif perubahan implementasi sistem atau aplikasi baru.